Condiciones del Servicio
Quiénes somos
Clubic es un servicio de gestión y digitalización de clubes deportivos, orientado a facilitar el día a día de las Juntas Directivas y liberar de tareas administrativas, económicas y comunicativas a los voluntarios que habitualmente asumen estas funciones.
Clubic no es desarrollador de software propio: trabajamos con plataformas de terceros y actuamos como integrador y gestor operativo. Nuestra labor es acompañar al club en todo el proceso: configuración inicial, gestión diaria y soporte continuado.
Qué hacemos por tu club
Con Clubic, tu club cuenta con un equipo especializado que actúa como apoyo directo en todas las áreas administrativas y digitales. Entre las principales tareas que realizamos destacan:
Tesorería y finanzas: gestión de cuotas de socios, control de ingresos y gastos, conciliación bancaria, preparación de informes económicos y seguimiento de pagos.
Secretaría: altas y bajas de socios, emisión de certificados, elaboración de actas y mantenimiento actualizado de la base de datos del club.
Comunicación: envío de correos, avisos y circulares a socios, familias, entrenadores y miembros de la directiva.
Digitalización: diseño y mantenimiento de la página web del club, gestión del dominio, administración de redes sociales y difusión de contenidos.
Tramitaciones: apoyo en la gestión de viajes, reservas de hoteles, compra de equipaciones, preparación de cartelería y otras gestiones relacionadas.
Soporte continuo: asesoramiento en el uso de las herramientas, acompañamiento en la gestión diaria y atención personalizada.
En todo momento, las decisiones corresponden al club y Clubic se limita a ejecutar las instrucciones recibidas.
Cómo funciona la relación Club – Clubic
La operativa es muy sencilla:
El club envía a Clubic las órdenes de trabajo (ejemplo: dar de alta un socio, preparar un listado, enviar una comunicación, realizar una conciliación).
Clubic recibe la información y ejecuta la gestión dentro de la plataforma digital y en los plazos acordados.
El club valida las decisiones: Clubic nunca actúa por iniciativa propia ni toma decisiones unilaterales, todo se hace bajo validación de la Junta Directiva.
Esto asegura un control total por parte del club, con la tranquilidad de delegar las tareas administrativas.
Condiciones económicas
Existe una cuota de alta de 650 € + IVA, pago único, que cubre la configuración inicial, formación y puesta en marcha.
El servicio de gestión tiene un coste de 150 € al mes + IVA, con facturación mensual.
La duración mínima del contrato es de 12 meses y la renovación es automática, salvo que el club avise con un preaviso mínimo de 30 días naturales.
Clubic emite factura por sus servicios de gestión, mientras que las licencias de software de terceros (cuando proceda) serán facturadas directamente por el proveedor correspondiente.
Acceso bancario y gestión económica
En algunos casos puede ser necesario el acceso a la banca online del club para realizar conciliaciones o comprobar movimientos.
Siempre que sea posible, se recomienda un acceso de solo consulta.
Si el club proporciona un acceso operativo, Clubic nunca ejecutará pagos, transferencias o movimientos económicos sin autorización previa y escrita de la Junta Directiva.
Protección de datos
El tratamiento de datos personales se realiza de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
Responsable del tratamiento: el club, como entidad que decide sobre el uso de los datos de socios, entrenadores, menores y demás miembros.
Encargado del tratamiento: Clubic, que accede a esos datos únicamente para prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones documentadas del club.
Tipos de datos tratados:
Datos de identificación y contacto de socios, directivos, entrenadores y familias.
Datos bancarios para la gestión de cuotas y cobros.
Datos médicos necesarios para la actividad deportiva (lesiones, alergias, aptitudes).
Datos de menores de edad, siempre bajo consentimiento de padres/tutores, cuya obtención corresponde al club.
Garantías:
Clubic aplica medidas de seguridad técnicas y organizativas (cifrado, control de accesos, autenticación reforzada, copias de seguridad).
Clubic notifica al club cualquier brecha de seguridad en un plazo máximo de 72 horas desde que tenga conocimiento.
Los datos no se utilizarán para fines propios ni se cederán a terceros sin autorización.
Al finalizar la relación contractual, los datos serán devueltos o eliminados conforme a las instrucciones del club.
Confidencialidad
Clubic garantiza la confidencialidad absoluta de toda la información y documentación a la que tenga acceso.
Esta obligación se mantiene incluso después de finalizar la prestación del servicio.
Limitaciones de responsabilidad
Clubic no es responsable de:
Las decisiones tomadas por la Junta Directiva del club.
La información incompleta, inexacta o no comunicada por el club.
Cambios, fallos técnicos o interrupciones en las plataformas de software de terceros que utiliza el club.
Cancelación del servicio
El club podrá cancelar el servicio en cualquier momento, notificándolo con un preaviso mínimo de 30 días naturales.
La cancelación no da derecho a reembolso de importes ya abonados. A la finalización, Clubic facilitará al club la exportación de los datos en formatos estándar.
Legislación aplicable
Las presentes condiciones se rigen por la legislación española.
Cualquier conflicto se someterá a los Juzgados y Tribunales de Alcalá la Real (Jaén).